PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 departmen yaitu: marketing&produksi.
PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.
PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum.
Fungsi PPIC:
1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing.
2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.
Mengoptimalkan kinerja PPIC:
1. Ada rencana Sales dari marketing Department
2. Ada formula standard dari semua produk
3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
4. Ada standard yield dari semua produk
5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting)
Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :
1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing
2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)
3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory
5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory
6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung
7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date
9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing.
Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.
Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien adalah :
1. Kapasitas Produksi.
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.
2. Forecast Penjualan.
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.
3. Customer Order.
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.
4. Formula Produk
Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan Customer.
5. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.
6. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting ini.
7. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.
8. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock barang yang diinginkan.
9. Quantity Minimum Order
Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.
10. Bahan Baku Alternatif
Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.
11. Kapasitas Ekspedisi
Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.
12. Leadtime Pengiriman
Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.
13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods
Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.kemudian...Production Schedule
Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.
Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.
Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :
1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Managemen.
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP – Material Reques Planning )
6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat detentukan.
sumber :
http://vhuba.blogspot.com/ ,
http://bonymuliatan.blogspot.com/
